Facilitiamoci la vita, anche in stalla

La semplicità ripaga sempre, anche quando si tratta della gestione di un’azienda. Lo sa bene il giapponese Taiichi Ono, ingegnere e padre fondatore del “Toyota Production System”: una tipologia di organizzazione propria della nota casa automobilistica fondata sull’ottimizzazione delle operazioni minimizzando sforzi e risorse. Oggi tale approccio, declinato come “lean management” o “gestione snella”, viene ampiamente adoperato nei processi industriali come strumento di crescita aziendale, ma può essere applicato efficacemente anche alle nostre stalle da latte. A parlarne è Jana Hocken, massima esperta di lean management, la quale nel corso di alcuni seminari organizzati nell’ambito di Resilience for Dairy (R4D), il progetto europeo che mira alla resilienza del settore lattiero-caseario, ne ha trasferito i principi fondamentali.

“Ho appreso questa metodica negli anni di attività da ingegnere presso Toyota - ha spiegato Jana - ma quando nel 2013 ho iniziato ad occuparmi insieme a mio marito della nostra azienda agricola, ho deciso di riportare la stessa teoria, ad una pratica differente: quella con le bovine da latte. E i risultati che abbiamo ottenuto sono davvero soddisfacenti”.

Miglioramento continuo

“È vero - afferma Jana - l’allevamento è diverso dall’industria manifatturiera: esistono molte più variabili biologiche e climatiche che possono sfuggire al nostro controllo. Tuttavia anche in stalla abbiamo degli input, come il personale, gli animali, le risorse e le attrezzature, che impiegheremo per realizzare il nostro output: un latte di qualità al costo più basso per noi e per il cliente finale, ottenuto mantenendo un buon livello di benessere per gli animali e un ridotto impatto ambientale”. Il risultato di un approccio olistico della gestione aziendale, che trova le sue solide fondamenta nell’eliminazione degli sprechi e nell’ottimizzazione delle tempistiche operative. Come? Ragionando sul fatto che in ogni azienda agricola sono presenti molti processi che si ripetono ad intervalli regolari ed è proprio da questi che occorre partire per semplificarli, standardizzarli e infine migliorarli. “Si tratta di un cambiamento che non può avvenire dall’oggi al domani nella nostra attività, ma è un vero e proprio viaggio a tappe che punta al miglioramento continuo e al tempo stesso alla massimizzazione del profitto”.

All’interno dell’allevamento esistono numerosi processi che si ripetono ad intervalli regolari ed è proprio da questi che occorre partire per semplificarli, standardizzarli e migliorarli

Eliminare il superfluo

La modalità più immediata per incrementare il reddito è quella della diminuzione delle spese. Non a caso il lean management è noto anche con il titolo di principio di riduzione dei costi, focalizzandosi su quelli non necessari, che sottraggono valore all’attività piuttosto che trasferirlo. Il carburante, i farmaci veterinari, il personale, i foraggi e i macchinari sono componenti essenziali, ma la loro presenza in stalla va ponderata in relazione alle reali esigenze per far sì che tali risorse non prendano la forma dello spreco. “Abbiamo individuato 8 diverse categorie di elementi che se non gestite correttamente possono diventare delle vere e proprie perdite di energia, di denaro e di tempo”. Identificate con l’acronimo “downtime”, che possiamo tradurre efficacemente come “tempo di inattività”, sono l’insieme di azioni che occorre eliminare se si vuole ottenere il risultato migliore da ciascuna giornata lavorativa. “Non è sempre semplice individuare quali siano effettivamente le attività da rivedere. Ma si può iniziare dall’attenta e oggettiva osservazione della routine di stalla, anche attraverso l’ausilio di registrazioni video, per poi pianificare, settore per settore, le strategie funzionali all’eliminazione del superfluo”.

Per ridurre i tempi di attività e i consumi di carburante occorre pianificare specifiche traiettorie di spostamento dei mezzi agricoli

Taglio dei costi

Un’azienda che ha adottato la metodica lean non ammette scarti, ma massimizza i processi per renderli semplici, veloci ed efficienti. Per farlo occorre individuare prima ed eliminare poi le seguenti 8 potenziali fonti di costo non necessarie all’ottenimento del risultato finale, ricordate facilmente con l’acronimo “Downtime”:

• “Defects” o irregolarità: sono tutte quelle attività che, una volta portate a termine, necessitano di ulteriori lavorazioni per l’eliminazione di difetti. Come una recinzione non edificata a regola d’arte che gli animali riescono a rompere, o ancora un insilato mal conservato che non può essere più utilizzato nella razione alimentare;

• “Overproduction” o sovrapproduzione: si verifica nei casi in cui l’output non è coerente con le reali
necessità. L’eccesso di capi per la rimonta, ad esempio, oppure una produzione di foraggio che eccede le esigenze di stalla;

• “Waitings” o tempi di attesa: è riferito al momento in cui operatori o animali non svolgono alcuna attività, in attesa di ricevere indicazioni successive. Un esempio è un operaio che aspetta di poter utilizzare un macchinario oppure una bovina trattenuta nella sala di attesa della mungitura per un periodo prolungato;

• “Non utilized people” o mancato utilizzo del potenziale dei dipendenti: non sfruttare a pieno le peculiarità e le capacità dei singoli collaboratori significa perdere preziose opportunità di miglioramento dell’attività;

• “Transportation” o trasporti non necessari: movimenti di materiali da un’area all’altra dell’azienda
senza seguire precisi itinerari studiati per ridurre i tempi di attività e i consumi di carburante;

• “Inventory” o scorte: si riferisce all’acquisto di materiali in quantità superiori alle esigenze aziendali. Farmaci o prodotti chimici acquistati in serie che superano la data di scadenza e occorre procurarsene di nuovi;

• “Motion” o movimenti non necessari: le operazioni complesse che possono essere ridotte ad azioni più rapide e intuitive;

• “Extra processing” o processi ridondanti: sono le attività non necessarie all’ottenimento di un risultato. Utilizzare più prodotto del dovuto per la disinfezione delle mammelle è un esempio di un’attività che genera un costo non essenziale.

La quantità di sostanze chimiche stoccate dovrebbe essere ponderata alle reali esigenze dell’azienda per limitare gli scarti e i costi non necessari

La corretta conservazione delle materie prime rientra nelle pratiche volte all’eliminazione delle attività che, una volta portate a termine, necessitano di ulteriori lavorazioni per l’eliminazione di difetti

Nero su bianco

L’altro grande capitolo della strategia lean va sotto il titolo di visual management, che potremmo definire come la chiara visualizzazione delle indicazioni e delle informazioni. “Le statistiche chiariscono che il 70% della popolazione - specifica Jana - apprende meglio quando le nozioni sono in forma scritta”. Ecco allora che vengono utilizzati segnali e immagini per indicare i locali per il collocamento delle macchine agricole, quelli per i medicinali, o per il contenuto di ciascun flacone presente in stalla; vengono utilizzati colori per identificare facilmente gli animali trattati con antibiotici, o ancora è possibile collocare in azienda cartine che illustrano le aree di pericolo. Ma un ruolo chiave lo esercita la visualizzazione di informazioni elaborate, come i piani d’azione, le priorità da portare a termine, le problematiche da risolvere o i risultati da raggiungere.

“Basterà avvalersi di una lavagna da collocare in un’area piuttosto centrale dell’azienda e mettere per iscritto tutti quei dati che prima venivano solo ricordati a memoria. Occorre però rispettare alcune condizioni: le informazioni segnate devono essere facilmente comprensibili in pochi istanti, devono essere costantemente aggiornate e il personale deve essere coinvolto nella fase di discussione e stesura”. I vantaggi? Molteplici. A partire dalla riduzione del carico mentale nel ricordare scadenze e progetti, fino alla migliore comprensione dello stato dell’arte dell’azienda, fondamentale quando si tratta di prendere decisioni. Ma anche un metodo che aiuta gli allevatori a stabilire le priorità e renderle chiare a tutti, a dividere le responsabilità e allineare il team sugli obiettivi comuni.

L’identificazione visiva delle informazioni rende più intuitiva ed immediata la comunicazione

Standard è meglio

Infine la standardizzazione dei processi: “Creare una documentazione ordinata sulle modalità di esecuzione delle mansioni che vengono ripetute periodicamente in azienda, permette non solo di limitare gli errori e accelerare le operazioni, ma anche di trasferire le conoscenze agli operatori e a delegare i compiti quando necessario”. Da una parte dunque il miglioramento dell’efficacia dell’operato, che viene svolto da ciascun addetto secondo criteri precisi e prestabiliti, dall’altra la possibilità di raggiungere livelli qualitativi sempre più elevati. “Apportare una modifica all’interno di uno processo realizzato secondo schemi specifici - spiega ancora Jana - permette di avere prova degli effetti generati da quello specifico cambiamento. Infatti, se l’esito è positivo la procedura standard potrà essere aggiornata e condivisa nuovamente all’interno del team di lavoro, producendo così dei risultati migliori rispetto a quelli ottenuti in precedenza”. Ma da dove iniziare? Senza dubbio dal processo che nel tempo ha fatto registrare le maggiori difficoltà, creando per questo un documento breve, schematico e di facile comprensione. Va da sé poi che anche in questo caso è opportuno identificare ed eliminare i costi se non necessari, coinvolgere il personale e dare il via ad una gestione sempre più solida ed efficace in tutte le aree di cui una realtà zootecnica si compone. 

Coinvolgere il personale nell’elaborazione dei piani e nelle decisioni rappresenta la carta vincente per il più semplice raggiungimento degli obiettivi